W dzisiejszych czasach najczęściej przy transakcjach pojawia się kwestia wystawienia potwierdzenia zawarcia umowy – najwygodniejszą opcją są faktury. Starsze techniki wystawiania faktur nie nie w każdym wypadku są w całkowicie wygodne i czasami lepiej zdecydować się na wystawianie faktur online. Szczególnie, że programy do tworzenia faktur zyskują na popularności i więcej klientów rozważa skorzystanie z nich. Co można dzięki niemu zyskać?

Program do faktur online – co i jak?

Na początku należy wybrać oprogramowanie dopasowane do wypełniania faktur. W dużym stopniu upraszcza on codzienne czynności w pracy i poszerza horyzont możliwości, jeśli chodzi o wystawianie faktur. Jakie powinno być oprogramowanie do wystawiania faktur?

Zalety posiadania programu do wystawiania faktur.

Klasyczne metody tworzenia faktur i rachunków nie dają aż tyle wygodnych możliwości, jak oprogramowania do pisania faktur przez Internet. Jakie są korzyści z posiadania programu do wystawiania faktur?

Wygoda stosowania. Programy najczęściej są stworzone tak, by były przejrzyste, a korzystanie z nich intuicyjne. Umożliwia to komfortową, ale też szybką pracę, a ponadto nie ma potrzeby wdrażania się w obsługę programu.

Zautomatyzowanie działań. Dzięki wykorzystaniu chmury i połączenia z bazą danych nie ma konieczności czasochłonnego przepisywania wszystkich informacji ręcznie – całą pracę wykona program. 

Wysoka skuteczność. Niestety to właśnie ludzkie pomyłki wymagają poprawek. Błędy podczas liczenia mogą być poważne, a czasami trudno jest je znaleźć – program automatycznie wyliczy podatek i sprawdzi poprawność danych.

Oszczędność pieniędzy. Wysyłanie faktur listem poleconym nie jest praktyczne, dużo lepiej wychodzi wysłanie ich przez Internet. Oszczędza się więc na przedmiotach biurowych, choćby na papierze – co dodatkowo jest wyjątkowo przyjazne dla środowiska.

Posiadanie własnej działalności gospodarczej to bardzo odpowiedzialna profesja, która polega nie tylko na działalności wytwórczej, sprzedaży towarów czy też wykonywaniu różnorodnych usług. Szczególnie ważną sprawą jest również właściwe zarządzanie przedsiębiorstwem oraz zwracanie uwagi na sprawy formalne, rozliczeniowe, kadrowo-płacowe, itp. Szczególnie istotne są właściwe rozliczenia finansowe z kupującymi, partnerami biznesowymi oraz rozliczenia z fiskusem.

 

Dużo firm rozlicza się na podstawie faktur czy też faktur VAT. Są to istotne dokumenty finansowe informujące o typu zakupionego produktu albo usługi, itp. Faktura informuje również kwocie podstawowej, wysokości podatku, itp. Dzięki fakturze zamawiający wie na jakie konto ma wpłacać środki finansowe oraz może wykorzystać takie rozliczenie jako dokument generujący koszty zmniejszający wysokość należnego podatku oraz VAT. Sprzedający z kolei powinien przechowywać fakturę jako potwierdzenie sprzedaży. Na bazie takich faktur przychodowych i rozchodowych właściciel firmy rozlicza swój podatek i VAT, który należy przelać do urzędu skarbowego.

 

Znaczne grono przedsiębiorców generuje faktury VAT albo standardowe faktury jako dokumenty rozliczeniowe. Faktury mają za zadanie informowanie partnerów biznesowych czy też urzędników przeglądających tego typu dokumenty o rodzaju wykonanej usługi, sprzedanego produktu, itp. Poza tym informują one o wartości netto, podatku, łącznej cenie brutto do zapłaty, itp. Umieszczane są tam też informacje na temat sprzedawcy i kupującego

 

Dlaczego powinno się pamiętać o prawidłowym wypełnianiu faktur?

Stosowne tworzenie faktur i prawidłowe zarządzanie nimi jest niezwykle istotną sprawą ze względu na rozliczenia podatkowe. Urząd Skarbowy ma prawo w każdej chwili dokonać kontroli osobistej w przedsiębiorstwie lub skontrolować pliki JPK, a znalezienie jakichkolwiek nieprawidłowości zazwyczaj wiąże się z koniecznością zapłacenia kary finansowej czy też poniesienia bardziej dotkliwych konsekwencji o charakterze prawnym. Dlatego właśnie wielu właścicieli firm poszukuje wsparcia w zakresie firmowej księgowości.

 

Wsparcie biur księgowych

Nie każdy ma czas, możliwości albo umiejętności niezbędne do samodzielnego prowadzenia działu księgowego. To właśnie dlatego spore grono właścicieli firm korzysta z usług zewnętrznych firm trudniących się firmową księgowością swoich klientów. W organizacjach takich zatrudnione są doświadczone osoby, które używają specjalistycznych programów wspomagających ich pracę. Dobry program do faktur sprawia, że wszelkie rozliczenia są dokładne i zgodne z aktualnie obowiązującymi przepisami.

 

Samodzielne użytkowanie programów do faktur

Na rynku dostępnych jest wiele różnych aplikacji pozwalających na generowanie faktur, ich przechowywanie oraz sporządzanie plików JPK i wielu dokumentów rozliczeniowych wysyłanych do urzędu skarbowego. Można śmiało stwierdzić, że porządny program do faktur umożliwia samodzielne prowadzenie firmowej rachunkowości osobom, które nie posiadają w tej kwestii doświadczenia. Warto jednak pamiętać, aby używać programów, które są regularnie aktualizowane zgodnie z prawami podatkowymi, które często się zmieniają.

Wysokiej jakości program do faktur online to rozwiązanie pozwalające na przygotowywanie wielu typów dokumentów. Innymi słowy aplikacje takie są stworzone nie tylko dla przedsiębiorstw wystawiających standardowe faktury, ale również dla firm które wystawiają rachunki, faktury pro-forma, marża i wiele innych. Oczywiście wszystkie elementy dokumentacji są zgodne z obowiązującymi wymaganiami.

W sieci można znaleźć bardzo wiele praktycznych programów, których głównym zadaniem jest prawidłowe sporządzanie dokumentów księgowych oraz kompleksowe prowadzenie firmowej księgowości. Bardzo istotną zaletą tego typu aplikacji jest fakt, że funkcjonują one w oparciu o zabezpieczone serwery. W związku z tym użytkownik takiej aplikacji może bardzo łatwo zarządzać swoją księgowością w firmie z dowolnego komputera lub innego urządzenia posiadającego dostęp do Internetu, takiego jak telefon czy też tablet. Powinno się sprawdzić jakie są też inne atuty tego typu aplikacji.

Częste aktualizacje programów

Trzeba również podkreślić, że dzisiejsze internetowe aplikacje przeznaczone do obsługi faktur i firmowej księgowości podlegają regularnym aktualizacjom. Ich zadaniem jest pozbywanie się ewentualnych błędów oraz wprowadzanie wielu udogodnień dla osób korzystających. Najczęstszym powodem takich aktualizacji są jednak często zmieniające się przepisy podatkowe. Dzięki częstym aktualizacjom, użytkownik programu może mieć pewność, że prowadzi swoją rachunkowością zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi.

Bezproblemowa obsługa nawet dla niedoświadczonych użytkowników

Nie trzeba posiadać bardzo dużej wiedzy czy też wykształcenia, aby móc korzystać z aplikacji do faktur znajdujących się w Internecie. Funkcjonują one zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz regułami matematycznymi, a także współczesnymi technologiami przetwarzania danych. Co więcej, sporo takich rozwiązań zapewnia dodatkowe wsparcie realnych księgowych, którzy kontaktują się z użytkownikami, udzielają odpowiedzi na pojawiające się zapytania czy też sprawdzają wygenerowane dokumenty pod kątem ewentualnych nieprawidłowości, możliwych dodatkowych odliczeń, itp. Dzięki temu nawet początkujące osoby mogą być spokojne o prawidłowość sporządzanych dokumentów i prowadzonych rozliczeń.

Samodzielne prowadzenie księgowości we własnej firmie jest możliwe bez żadnych problemów. Wielu przedsiębiorców korzysta z ofert zewnętrznych biur specjalizujących się w obsłudze księgowej, aby zaoszczędzić cenny czas oraz mieć pewność, że wszystkie rozliczenia zostaną przeprowadzone w sposób właściwy i zgodny z często zmieniającymi się przepisami. Alternatywnym rozwiązaniem dla tego rodzaju ofert jest używanie specjalnych aplikacji do faktur dostępnych w sieci.

Prowadzenie firmowej księgowości to bardzo istotne zajęcie pod względem rozliczeń z pracownikami oraz organami podatkowymi. W związku z tym bardzo ważną sprawą jest właściwe tworzenie faktur oraz rachunków, na bazie których wyliczane są dochody, wydatki i tworzone są rozliczenia albo inne ważne dokumenty księgowe. Wielu właścicieli firm korzysta z pomocy zewnętrznych biur księgowych, których pracownicy mają szeroką wiedzę i umiejętności w zakresie rachunkowości.

 

Okazuje się, że oferty biur rachunkowych wcale nie są jedynym dobrym rozwiązaniem kłopotu z zakresu prowadzenia rachunkowości w firmie. Dostępne są również specjalistyczne aplikacje komputerowe i programy internetowe, dzięki którym możliwe jest sporządzanie faktur. Porządny program do fakturowania to najważniejsze narzędzie pracy wielu biur rachunkowych, ale z programów tego typu korzysta również szerokie grono przedsiębiorców zainteresowanych samodzielnym dbaniem o firmową księgowość co zapewnia firmie większe oszczędności. Należy zastanowić się jakie funkcje posiadają takie aplikacje.

 

Dokładne tworzenie faktur i innych dokumentów sprzedażowych

Każdy porządny program do fakturowania gwarantuje możliwość błyskawicznego i łatwego generowania faktur sprzedażowych albo rachunków, które są zgodne z aktualnie stosowanymi przepisami. Nowoczesne rozwiązania oferują mnóstwo udogodnień, takich jak zapisywanie nazw, danych adresowych, numerów NIP oraz innych danych kontrahentów. W ten sposób kolejne faktury albo rachunki mogą być wystawiane bardzo wygodnie. Wystarczy zaledwie kilka kliknięć, aby wygenerować fakturę VAT, zwykłą, rachunek lub inny dokument sprzedażowy.

 

Zapisywanie faktur przychodowych i kosztowych

Dzisiejsze aplikacje do fakturowania to rozwiązania, które potrafią przechowywać w pamięci (chronione na serwerze) wszelkie dokumenty przychodowe czyli wszystkie wygenerowane i zatwierdzone faktury i rachunki. Poza tym użytkownicy takich aplikacji mają możliwość zachowywania w pamięci wszelkiego rodzaju faktur i rachunków rozchodowych stanowiących potwierdzenie zakupów wykonanych w związku z wykonywaną działalnością. Są one potrzebne przy wyliczeniach miesięcznych oraz kwartalnych oraz obliczaniu wysokości podatków.

 

Generowanie sprawozdań, obliczeń okresowych i dokumentów podatkowych

Dane z wszystkich faktur sprzedażowych oraz związanych z wydatkami są zapisywane na serwerze. Na bazie takich dokumentów można szybko i bez trudu sporządzić plik JPK, rozliczenie miesięczne lub kwartalne, deklarację VAT, roczne sprawozdanie podatkowe, Księgę Przychodów i Rozchodów czy też mnóstwo innych ważnych dokumentów potrzebnych do prowadzenia rozliczeń z urzędami czy też pracownikami. Ponadto profesjonalne programy internetowe zapewniają możliwość przekazywania takich dokumentów bezpośrednio do urzędów drogą internetową.